Senast uppdaterad: 06/28/2016
Mina Sidor
Språkhjälp [Hur fungerar det?]

Diarium


Vad är ett diarium?
Alla myndigheter är skyldiga att föra register över de allmänna handlingar som finns hos myndigheten. Ett sådant register kallas vanligtvis för diarium. I diariet registreras uppgifter om dels de handlingar som kommer in till myndigheten, t.ex. brev och ansökningar, dels de handlingar som upprättas vid myndigheten, t.ex. beslut och utredningar.

I diariet registreras både offentliga och hemliga handlingar. Däremot behöver inte handlingar som inte är hemliga och som är av mindre betydelse för myndighetens verksamhet registreras.

Vad är en allmän handling?
En handling kan vara ett pappersdokument, t.ex. ett brev. Det kan också vara en s.k. upptagning. En upptagning är information som kräver ett tekniskt hjälpmedel för att uppfattas. Det kan t.ex. vara ett e-postmeddelande, en ljudinspelning eller en videoinspelning.

För att en handling ska vara allmän krävs att den förvaras hos myndigheten. Detta innebär att den ska finnas i myndighetens lokaler eller att myndigheten ska ha tillgång till den med ett tekniskt hjälpmedel, t.ex. en dator. Dessutom måste handlingen vara antingen inkommen till myndigheten eller upprättad där. De handlingar som inte är allmänna är till exempel tjänstemännens interna arbetsmaterial. En allmän handling är vanligen också offentlig, dvs. vem som helst får ta del av den. Vissa handlingar kan vara sekretessbelagda, dvs. hemliga.

Post som kommer in till Bodens kommun och inte är adresserad till någon facknämnd eller förvaltning öppnas på kansli och informationskontoret. En del handlingar expedieras vidare till berörd nämnd/förvaltning för diarieföring på respektive ställe.

De handlingar som skall behandlas på kansli och informationskontoret diarieförs i kommunens huvuddiarium. Där registreras bl.a. alla handlingar som skall behandlas i kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och valnämnden.

Hos registratorn på kansli och informationskontoret kan allmänheten ta del av de handlingar som diarieförs där, telefon nr 0921-621 12.


Genvägen