Ärenden och sammanträden

Ett ärende kan uppstå genom ett uppdrag från den politiska ledningen eller i beslut från nämnd/kommunstyrelse eller kommunfullmäktige.

Ett ärende kan uppstå genom ett kommunalt bolag.

Ett ärende kan uppstå genom ett nämndinitiativ som är ett skriftlig förslag från en eller flera ledamöter i en nämnd eller i kommunstyrelsen. Ett sätt att initiera ett ärende i likhet med en motion.

Ett ärende kan uppstå genom en motion, som endast kan lämnas skriftligt till kommunfullmäktige av en eller flera ledamöter eller tjänstgörande ersättare i kommunfullmäktige.

Ett ärende kan uppstå genom en interpellation, det vill säga en fråga som ställs i kommunfullmäktige till ordföranden i en nämnd eller styrelse och som ska besvaras skriftligt. Interpellationen kan endast lämnas till kommunfullmäktige av en eller flera ledamöter eller tjänstgörande ersättare i kommunfullmäktige onsdagen före fullmäktiges sammanträde.

Ett ärende kan uppstå genom ett Bodenförslag, som är en möjlighet för privatpersoner att lämna ett förslag på kommunens hemsida. För att kunna göra det krävs det BankID. Personer som bor i Bodens kommun kan sedan rösta på inlämnade förslag. Om ett förslag lyckas samla 50 röster eller mer under tre månader behandlas det av berörd nämnd/kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige.

• Förvaltnings-/avdelningschef, nämndsekreterare och ansvariga chefer/handläggare deltar.
• Ansvarig handläggare har lämnat en tjänsteskrivelse med förslag till beslut i ärendet, och ev. ytterligare handlingar.
• Beredningen granskar och godkänner handlingarna i ärendet eller ger handläggaren i uppdrag att revidera/komplettera tjänsteskrivelsen.

• Ordförande, vice ordförande, förvaltnings-/avdelningschef, nämnd­sekreterare och ansvariga handläggare deltar. (kan se olika ut i nämnderna)
• Dagordningen och vilka handlingar som ska ingå i ärendena fastställs.
• Viktigt att notera är att det alltid är ordföranden som beslutar om vilka ärenden som ska tas med i kallelsen. Ordföranden har också det yttersta ansvaret för att beslutsunderlagen håller en god kvalitet och utgör ett komplett underlag för att du ska kunna fatta beslut.

Anvisningar kring distansdeltagande bör stå i kallelsen till mötet.

Om det inte gör det och förtroendevalde vill delta på distans bör hen anmäla detta senast en vecka före sammanträde.

Det är ordföranden som avgör om detta är möjligt.

OBS! Om nämnder, utskott eller styrelse fattar sekretessbelagda beslut eller beslut med sekretessbelagda uppgifter, kommer deltagande på distans inte att kunna tillämpas.

• Ordförande öppnar sammanträdet och lämnar orden till nämndsekreterare för upprop och val av justerare. Detta görs, bland annat, för att rikta uppmärksamhet till de som faktiskt har rösträtt, så att besluten som fattas under mötet blir lagliga.
• Det är okej att t.ex. gå på toa och återkomma som ledamot eller tjänstgörande ersättare. Det är även okej att återkomma om den tjänstgörande ersättaren gjort så att majoritetsförhållandet ändrats.
• Den som inte deltagit i handläggningen av ett ärende på grund av jäv kan återkomma när ärendet är behandlat.
• Justeraren bekräftar att protokollet speglar sammanträdet.
• I nämnderna och styrelsen utses en justerare och i kommunfullmäktige utses två justerare (gärna en från majoriteten och en från oppositionen och gärna en kvinna och en man).
• Justering av protokoll sker digitalt - via Ciceron Assistent och med stöd av BankID. Se hur du kan göra det på Digital justering.

• Ajournera - Skjuta upp ett sammanträde till en senare tidpunkt. Det kan både innebära en kortare paus eller att sammanträdet skjuts upp till en annan dag.
• Bordlägga - Beslut om att skjuta upp debatten och ta beslut i ett ärende vid ett senare sammanträde. Ingen mer handläggning sker i ärendet under tiden. För bordläggning av ett ärende i en nämnd/Kommunstyrelsen krävs enkel majoritet. I kommunfullmäktige krävs bara 1/3 av rösterna för minoritetsbordläggning. Men om bordläggning begärs en andra gång krävs det enkel majoritet. I valärenden krävs alltid enkel majoritet.
• Återremiss - Beslut om att sända tillbaka ett ärende för ytterligare beredning. En återremiss kräver en motivering. För återremiss av ett ärende i en nämnd krävs enkel majoritet. I kommunfullmäktige krävs bara 1/3 av rösterna för minoritetsåterremiss. Men om återremiss begärs en andra gång krävs enkel majoritet. I valärenden krävs alltid enkel majoritet.
• Avstå - En ledamot kan avstå från att delta i ett beslut. Ordföranden måste rösta när det behövs för att ärendet ska kunna avgöras. Vid myndighetsutövning får den som deltagit i handläggningen inte avstå från att rösta.
• Utan yttrande - Inte helt ovanligt sätt att hantera omfattande eller sena ärenden i Arbetsutskottet. Används för att få mer tid till att diskutera ärendet inom partiet.
• Jäv - Om ett ärende kan väntas innebära synnerlig nytta eller skada för en tjänsteperson eller ledamot, för egen del eller för någon närstående, ska detta anmälas. Den som är jävig får inte delta i någon form av handläggning av ett ärende och får heller inte närvara vid handläggningen.
• Votering - En ledamot har rätt att begära omröstning eller votering av beslut. Votering måste begäras före beslutet klubbas. Omröstningen avgörs genom enkel majoritet (om ej minoritetsåterremiss eller minoritetsbordläggning). Om det blir lika röstetal så har ordföranden utslagsröst. Om omröstning begärs ska det ske öppet, utom i ärenden som behandlar val eller anställning av personal.
• Reservation - Alla ledamöter och tjänstgörande ersättare har rätt att reservera sig mot ett beslut. Att lämna en reservation är ett sätt att markera avvikande mening i ett speciellt beslut. Reservationer noteras i protokollet och ska anmälas före sammanträdets slut. Det är möjligt att lämna en kort skriftlig motivering till reservationen. Texten ska lämnas in före justeringen. Ordföranden brukar också vilja att motiveringen anges på mötet. En reservation är en förutsättning för att en ledamot eller tjänstgörande ersättare ska fritas från ansvar för beslutet.