Sekretess

Sekretess under sammanträden

Lokal för sammanträdet - Enligt reglementets § 11 Sammanträde på distans står det att ”Lokalen ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud.”

Fysiska möten vid sekretess - om ett sammanträde har enbart enskilda ärenden ska ledamöter och ersättare närvara på plats, inte på distans.

Sekretessbelagda uppgifter

Sekretesshandlingar måste hanteras på ett sådant sätt att ingen annan kan ta del av dem.

Tvåfaktorsinloggning i Assistenten - när du som folkvald får tillgång till underlag för sammanträde och i dagordningen ingår sekretessbelagda uppgifter/handlingar/ärenden ska du alltid använda BankID för att kunna komma åt dessa i Assistenten.

Ingen sekretess i e-postmeddelanden - inga sekretessbelagda uppgifter skickas via e-post. Om du får ett e-postmeddelande med sekretessuppgifter ska du inte skicka det vidare, utan du ska skriva ut det och lämna till behörig personal, t.ex. nämndsekreterare eller registraturen.

Råd och förbud

Den som bryter sekretessen riskerar åtal för sekretessbrott (brottsbalken 20 kap. 3 §).

För att undvika sekretessbrott:

• Se till att ingen kan läsa handlingar på din dator.
• Lås skärmen alltid när du inte är vid datorn själv.
• Om du deltar i digitala möten som rör sekretessbelagda ärenden, se till att ingen annan hör vad som sägs i mötet.
• Diskutera aldrig sekretessbelagda ärenden/uppgifter med någon annan än dina politikerkollegor under sammanträden.