Diarium

Alla myndigheter är skyldiga att föra register över de allmänna handlingar som finns hos myndigheten. Ett sådant register kallas vanligtvis för diarium. I diariet registreras uppgifter om dels de handlingar som kommer in till myndigheten, till exempel brev och ansökningar, dels de handlingar som upprättas vid myndigheten, till exempel beslut och utredningar.

I diariet registreras både offentliga och hemliga handlingar. Däremot behöver inte handlingar som inte är hemliga och som är av mindre betydelse för myndighetens verksamhet registreras.

Vad är en allmän handling?

En handling kan vara ett pappersdokument, till exempel ett brev. Det kan också vara en så kallad upptagning. En upptagning är information som kräver ett tekniskt hjälpmedel för att uppfattas. Det kan exempelvis vara ett e-postmeddelande, en ljudinspelning eller en videoinspelning. För att en handling ska vara allmän krävs att den förvaras hos myndigheten. Detta innebär att den ska finnas i myndighetens lokaler eller att myndigheten ska ha tillgång till den med ett tekniskt hjälpmedel, till exempel en dator. Dessutom måste handlingen vara antingen inkommen till myndigheten eller upprättad där. De handlingar som inte är allmänna är till exempel tjänstemännens interna arbetsmaterial. En allmän handling är vanligen också offentlig, vilket innebär att vem som helst får ta del av den. Vissa handlingar kan vara sekretessbelagda, det vill säga hemliga.

Post som kommer in till Bodens kommun och inte är adresserad till någon facknämnd eller förvaltning öppnas på kommunledningskontoret. En del handlingar expedieras vidare till berörd nämnd/förvaltning för diarieföring på respektive ställe. De handlingar som skall behandlas på kommunledningskontoret diarieförs i kommunens huvuddiarium. Där registreras bland annat alla handlingar som skall behandlas i kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och valnämnden. Hos registratorn på kommunledningskontoret kan allmänheten ta del av de handlingar som diarieförs där.